Waarom heb je een keuzemenu nodig?
Heb je een bedrijf met veel afdelingen? Veel verschillende onderwerpen en vragen die klanten kunnen stellen? Dan is een keuze-menu voor je telefooncentrale de geschikte oplossing. Is het de meest ideale voor je klant? Stiekem vinden we het allemaal niet zo leuk om een keuze-menu te doorlopen. Het liefst is er een shortcut om meteen een echte medewerker aan de lijn te krijgen om je vraag aan toe te vertrouwen.
Want soms is het als klant moeilijk om je vraag te formuleren of in te delen in een rubriek. Omdat je als consument ook niet goed kan inschatten of je vraag nu beter voor dienst na verkoop is of voor de dienst facturatie…
Een keuzemenu zorgt ervoor dat de medewerker die de oproep beantwoordt de klant beter kan helpen door dat hij gespecialiseerd is.
Natuurlijk is dit niet voor elk bedrijf van toepassing. Een klein bedrijf met enkele producten hoeft misschien geen gebruik te maken van een keuzemenu. Een groter bedrijf met veel producten of diensten kan hier wel baat bij hebben.
De keuze voor een telefooncentrale met keuzemenu’s kan gemaakt worden om de vragen van klanten te stoomlijnen.
Is een keuzemenu klantvriendelijk?
De perceptie leert ons dat hoe sneller we een persoon aan de lijn krijgen die ons kan helpen, hoe fijner we dit ervaren. Hou de wachttijd en de keuze’s dus zo kort mogelijk.
Denk goed na over alle mogelijke vragen die klanten kunnen stellen. Hoe beter je je interne structuren op orde hebt, hoe sneller je verschillende vragen kunt beantwoorden. Heb je bijvoorbeeld een systeem met klantnummers gelinkt aan het telefoonnummer? Dan moet de bestaande klant zich niet in het keuze-menu identificeren. Dat bespaart tijd. En dat maakt het voor de klant aangenamer. Dan wordt de beleving of doorploetering van het keuzemenu korter.
Denk bij die oefening echt vanuit de klant. En niet vanuit de opbouw van het bedrijf. Als je als klant wil weten of je je pakket mag terugsturen. Dan is ‘Voor het terugsturen van een bestelling, druk 2’ klantvriendelijker dan ‘Voor afdeling service en repair, druk 2’.
Stel, zoals gezegd, een lijst op van de meest voorkomende vragen. En deel daarna de meest gestelde vragen op in een beknopte selectie van keuze’s. Ga hier zeker niet in overdrijven. Want ook dat is storend.
Klantherkenning
Doordat u het telefoonnummer van de klant gekoppeld heeft aan de dossier van de klant, weet u bijvoorbeeld meteen of het een particuliere klant of een buisiness klant is. Of ziet u meteen het overzicht van de afgenomen diensten. Zo kunt u de klant automatisch naar de juiste dienst doorschakelen.
Waarom structuur telt
Korte, duidelijke blokken helpen bellers sneller de juiste keuze te maken, vooral op drukke lijnen. Eén kernboodschap per alinea voorkomt dat mensen halverwege afhaken.
Snel op een rij
- Duidelijke structuur: koppen en korte blokken maken je boodschap scanbaar voor bellers.
- Merk en toon: dezelfde warmte en professionaliteit op centrale, IVR en voicemail.
- Vakmanschap: strak ingesproken audio die vertrouwen geeft, ook bij drukke lijnen.
Samengevat
Kort gezegd: een duidelijke stemlijn en logische structuur maken het verschil voor bellers en voor je merk. Gebruik deze pagina als vertrekpunt en werk je scripts bij wanneer je proces verandert.
Volgende stap op voices.be
Wil je meteen verder? Via de Agency- en telefoniejourneys op voices.be zet je concrete vervolgacties, van stemkeuze tot professionele opname.
>Snel op een rij
- Doel: elke beller weet meteen wat hij mag verwachten.
- Toon: warm, kort en merk-conform.
- Actie: alternatief kanaal (mail, formulier) altijd noemen.
>Ideale lengte
Richt op 20-25 seconden per bericht. Langere teksten leiden tot ophangen; kortere teksten missen context.
>Basisregels voor elk telefoonscript
- Bedrijfsnaam in de eerste zin.
- Concrete terugbelbelofte of doorverwijzing.
- Eén boodschap per bericht, niet alles tegelijk.
>Toon en tempo
Schrijf zoals je praat. Vermijd jargon tenzij je doelgroep het verwacht. Laat professionele stemacteurs ritme en adem bepalen.
>Voorbeeldteksten en demo's
Gebruik het scriptblok hieronder en beluister telefonie-demo's om toon en tempo te kiezen vóór je laat inspreken.
Alle scripts in één catalogus: Bekijk en beluister /telefonie/voorbeeldteksten/, kopieer, personaliseer en bestel direct.
:teksten-zakelijke-voicemail-korte-zakelijke-voicemail-in-het-nederlands-1]
>Veelgemaakte fouten
- Geen belofte wanneer je terugbelt.
- Te lange teksten, bellers hangen op.
- Geen alternatief naast telefoon.
- Feestdagen vergeten, plan out-of-office scripts op voorhand.
>Volgende stappen
>Voorbeeldteksten en demo's
Gebruik het scriptblok hieronder en beluister telefonie-demo's om toon en tempo te kiezen vóór je laat inspreken.
